Manter a gestão de consultório em dia nunca é uma tarefa simples, principalmente quando é preciso conciliar atividades de gerência e o atendimento — caso muito comum na vida de vários fisioterapeutas.
Criar determinadas rotinas e se valer de algumas ferramentas pode ajudar nesse momento, garantindo uma saúde financeira mais adequada ao seu negócio, um melhor atendimento aos seus pacientes e muito mais tranquilidade para o seu dia a dia.
Quer saber outras dicas para deixar a gestão do seu consultório ainda mais eficiente? Continue a leitura!
1. Mantenha o controle financeiro
Gerenciar a parte financeira ainda é uma das maiores dificuldades para os fisioterapeutas. Por isso, quanto mais rotineiras se tornarem essas atividades, mais fácil será para você lidar com elas.
Tente criar o hábito de lançar seus recebimentos e as contas a pagar no seu sistema ou planilha diariamente, bem como realizar o controle dos gastos mensais a cada semana ou 15 dias, por exemplo, analisando se existe dinheiro em caixa para saldar todas as dívidas e pensando em medidas para evitar trabalhar no vermelho.
Se as contas estão se acumulando, tente começar a pagar aquelas que têm os juros mais altos e evite ficar inadimplente nas contas de serviços básicos, como energia elétrica, telefone, água e aluguel.
Outra dica importante é evitar misturar contas pessoais com as da clínica. Para isso, separe mensalmente um valor de pró-labore para você, que esteja adequado ao faturamento do seu negócio.
Não se esqueça de fazer uma projeção mês a mês, baseada na média de recebimentos e também nos custos fixos do seu negócio, evitando ser pego de surpresa com contas acima do usual.
2. Monitore os dados dos seus pacientes
Na hora de prestar um atendimento de excelência é muito importante que você tenha à disposição informações suficientes sobre cada um dos seus pacientes, como exames, recomendações de tratamentos dos médicos, queixas de dores e outros dados.
Manter esse arquivo organizado e de fácil acesso para todos os profissionais da sua clínica é essencial. Uma das melhores maneiras de conseguir isso é com o uso de um software de gestão ou até com prontuários eletrônicos.
Essas tecnologias ajudam a manter todas as informações organizadas, fáceis de serem acessadas e atualizadas e ainda evitam perder os registros daqueles que já foram seus pacientes, tiveram alta e, por algum motivo, retornaram à sua clínica.
Lembre-se que quanto mais facilmente à informação fluir pela sua clínica, mais fácil será integrar todos os serviços que você oferece e ainda auxiliar os profissionais a prestarem um ótimo atendimento, superando as expectativas dos pacientes e aumentando a taxa de fidelização do seu negócio.
3. Organize a agenda de atendimentos
Não tem nada pior para os pacientes do que ficar esperando por horas para serem atendidos. Essa postura pode passar para eles várias imagens negativas da sua clínica, como falta de organização e até descaso.
Se você não deseja ver o número de pacientes reduzindo, é fundamental considerar formas de tornar a sua agenda de atendimentos mais eficiente e funcional.
É muito importante que os responsáveis pelos agendamentos tenham acesso aos horários de todos os profissionais, evitando marcar atendimentos que usem os mesmos aparelhos nos mesmos horários, por exemplo, o que pode gerar atrasos.
Além disso, tente sempre confirmar previamente os agendamentos, reduzindo o número de faltas, e anotar junto ao horário o contato do paciente e, se possível, o tipo de tratamento que ele fará e quanto tempo permanecerá na clínica, auxiliando a otimizar as marcações.
Novamente, a tecnologia poderá ajudar com sistemas online que, até mesmo, enviam avisos e lembretes aos pacientes com o horário da consulta.
4. Dimensione os seus resultados
Como você deseja fazer a sua clínica crescer e ter mais resultados, se não tem metas claras de onde deseja chegar e nem em quanto tempo?
Para conseguir crescer de maneira sustentável é muito importante ter um plano de negócios, definindo objetivos precisos e reais e estipulando um tempo para alcançar essas metas.
E, claro, não se esqueça de avaliar de tempos em tempos como estão os resultados da sua clínica, se tudo está correndo conforme o planejado ou se você terá de fazer modificações no seu planejamento e outras ações.
Fazer essa avaliação constante ajuda você a entender melhor o seu negócio, identificar possíveis falhas e antever problemas, trabalhando para o seu crescimento.
5. Busque a sua capacitação
Mesmo que você seja um ótimo profissional, com certeza existem setores que ainda não domina totalmente, e investir na capacitação constante é algo de extrema importância para o sucesso de qualquer empreendimento.
Além dos conhecimentos técnicos da área da fisioterapia, busque também melhorar o seu domínio sobre áreas importantes para a gestão de consultório, como matemática financeira, marketing, atendimento ao cliente, entre outras.
Esses conhecimentos poderão ajudar você, por exemplo, a precificar melhor os seus serviços (garantindo uma margem de lucro viável para o seu negócio), a promover sua clínica de forma correta e a administrar de forma mais eficiente o seu consultório.
6. Crie rotinas
Com tantas demandas diárias, é normal esquecer de algumas etapas e, no fim do mês, esses pequenos deslizes podem ser fatais para a gestão.
Por isso, quanto mais claros e definidos forem os seus processos, mais fácil será para otimizá-los, tornando a sua rotina eficiente. Se for muito difícil no inicio, faça uma espécie de checklist de todas as tarefas que você tem que realizar, mapeando as ações para gerir a parte financeira, o agendamento dos pacientes, o pagamento das contas, a reunião com os funcionários e assim por diante.
7. Pense no marketing da sua clínica
Prospectar novos pacientes é algo fundamental para o sucesso de qualquer negócio, e com um consultório de fisioterapia isso não é diferente. O primeiro passo é criar um plano de marketing, estruturando quem é o seu público-alvo e pensando em ações que sejam adequadas para atingir essas pessoas.
Defina um orçamento, pense em estratégias que consigam atingir os seus objetivos e determine um tempo para que os resultados dessas campanhas sejam medidos.
Ter um planejamento bem-feito e orientado ajuda a investir em ações que sejam mais interessantes para o seu negócio, além de permitir que você metrifique os resultados alcançados, evitando continuar investindo em iniciativas que não trazem retorno.
8. Use a tecnologia a seu favor
Hoje existem muitas soluções tecnológicas que podem ajudar bastante na gestão de consultório, como softwares de gerenciamento, prontuários eletrônicos, sistemas de agendamento e muito mais.
Pense nos pontos que são mais deficientes na sua rotina administrativa e busque soluções que ajudem nesse sentido, favorecendo o seu controle e também facilitando o seu dia a dia.
Entre essas opções, estão os aplicativos de gestão, que permitem controlar dados via smartphone de maneira muito mais rápida e prática. Ficou interessado? Então, confira o nosso post completo com dicas incríveis de apps para a administração do seu consultório!
