O WhatsApp é um dos aplicativos mais usados pelos brasileiros. E, além da troca de mensagens com os amigos e familiares, ele também tem sido empregado com sucesso pelas empresas. Um levantamento feito pela Veja SP mostrou que 77% dos médicos da capital paulista usam o aplicativo para se comunicar com seus pacientes.
E isso não é por acaso. Afinal, o WhatsApp é uma maneira rápida e fácil de trocar mensagens, podendo ter várias utilidades no dia a dia de um consultório, desde para promover uma melhora na comunicação com os pacientes até ajudar a fidelizá-los.
Ficou interessado? Continue lendo este artigo e saiba como usar o WhatsApp para clínica de fisioterapia!
Tenha um número apenas para a sua clínica
É fundamental que a comunicação da sua clínica seja profissional. Por isso, é muito importante que você tenha um número exclusivo para o seu consultório.
Essa é uma ótima maneira de revezar o atendimento, ou seja, vários funcionários podem usar o celular da clínica para responder as questões dos pacientes. O número deverá ser divulgado nos canais oficiais do seu negócio, como nas redes sociais, no site, nos flyers, banners etc.
Use o WhatsApp web
Muitas pessoas não sabem, mas é possível usar o WhatsApp a partir do computador. Basta acessar este site e seguir as instruções para conectar o seu número.
A vantagem é que você poderá responder simultaneamente mais de um paciente, um pelo computador e outro pelo telefone. Além disso, é possível digitar muito mais rápido e não existe o risco de não ver as mensagens por não ouvir o celular apitar, por exemplo.
Envie lembretes dos agendamentos
Evitar as faltas é uma das metas da maioria dos gestores de clínicas, e o WhatsApp pode ajudar nesse sentido. Se você tem uma agenda cheia para um dia na semana, que tal enviar uma mensagem genérica (não estipulando o horário) para todos os pacientes agendados para aquela data?
O mais recomendado é fazer esse envio encaminhando a mensagem para os pacientes, já que com a lista de transmissão corre-se o risco de algumas pessoas não receberem — isso acontece com aqueles que nunca adicionaram o seu número na agenda, e você não tem como saber quem recebeu ou não sua mensagem.
A desvantagem é que talvez você tenha que responder um a um caso eles questionem sobre o horário. Ainda é possível enviar uma mensagem personalizada para cada paciente, até mesmo no dia anterior, com o horário da consulta e pedindo pela confirmação.
Essa prática simples é capaz de aumentar o controle da sua agenda. Assim, em casos de pacientes que não poderão ir, será mais fácil fazer o reagendamento e você evita as faltas e os atrasos por esquecimento.
Acompanhe as dúvidas dos pacientes
O contato mais próximo com os seus pacientes é uma das principais vantagens do uso do WhatsApp para clínica. Além de você garantir que o tratamento será feito de forma adequada, ainda cria uma proximidade maior com essas pessoas, que passam a se envolver mais com a sua marca.
O WhatsApp não substitui uma consulta presencial, mas pode ser usado para tirar dúvidas pontuais, como recomendações sobre os exercícios em casa, esclarecimentos posteriores sobre possíveis dores ou desconfortos, entre outras dúvidas.
Caso seja necessário, você poderá recomendar que o paciente retorne à clínica e já agendar um horário pelo aplicativo, facilitando para ambos os lados. Para não sobrecarregar a sua agenda, é possível estipular um horário apenas para esclarecer as dúvidas ou treinar um funcionário a fim de que ele faça esse acompanhamento mais próximo.
Lembrando que não é permitido usar o WhatsApp para: substituir uma consulta presencial, prescrever tratamentos, prestar atendimento à distância ou compartilhar informações sigilosas dos seus pacientes.
Sempre peça autorização
O bom senso é fundamental para uma comunicação coerente e adequada. Isso significa sempre pedir a autorização prévia do paciente no momento em que ele informa o seu número de telefone.
Dessa forma, você evitará passar a imagem de uma clínica invasiva ou que não se preocupa com a privacidade dos seus pacientes. Afinal, podem existir pessoas que não desejam receber esse tipo de comunicação, e é preciso respeitá-las.
Pondere também ao enviar as mensagens, dando preferência para o horário comercial, conferindo e revisando as informações e a ortografia antes de enviar e, claro, tendo cuidado na hora de criar grupos.
Embora um grupo possa facilitar bastante o envio de informações importantes para uma quantidade maior de pessoas, ele também pode sair do seu controle. Ou seja, os participantes podem enviar mensagens que não façam sentido para o assunto do grupo, colocando em risco a sua imagem profissional. Por isso, é bom evitar esse tipo de comunicação.
Aprenda a usar a lista de transmissão
A lista de transmissão pode ser muito útil, desde que você saiba utilizá-la corretamente. Com ela, é possível disparar o mesmo conteúdo para todos os seus contatos, mas cada um a receberá de forma privativa. Porém, como já falamos, é importante que essas pessoas tenham adicionado o seu número como contato.
Cada lista de transmissão pode ter até 256 contatos e é possível segmentar as listas de acordo com o perfil de interesses de cada paciente. Isso é muito importante na hora de pensar em campanhas de marketing ou de fidelização. Afinal, você poderá usar as listas para enviar promoções específicas, por exemplo, ou até eventos da sua clínica.
Para criar uma lista de transmissão é simples, basta:
- adicionar os contatos dos seus pacientes na sua agenda — nesse ponto, você pode incluir o nome da pessoa e algo que o faça lembrar sobre o interesse dela;
- reforçar com o seu paciente a importância de ele adicionar o seu número como contato, garantindo que todos receberão suas mensagens;
- abrir a tela de conversa do WhatsApp;
- clicar em “nova transmissão” e depois em “nova lista”;
- selecionar os contatos que você deseja adicionar à lista;
- alterar o nome da lista de forma a segmentá-la;
- adicionar ou remover as pessoas que desejar.
Porém, vale lembrar que é muito importante também ter bom senso no uso das listas. Afinal, se você começar a “bombardear” seus pacientes com conteúdos, eles poderão denunciar seu número como spam ou bloqueá-lo.
Use o WhatsApp nas suas campanhas de marketing
Se você tem um blog ou cria conteúdos interessantes para o Facebook, o Instagram e o YouTube, que tal dividir essas informações com seus pacientes pelo WhatsApp?
Você poderá enviar o link das publicações com uma pequena chamada explicativa e convidar o seu paciente a ver a nova postagem. Essa mensagem pode ser enviada pela lista de transmissão, sempre garantindo que ela terá relevância para quem a recebe.
É possível pensar em sorteios, campanhas de fidelidade e, até mesmo, conteúdos informativos que ajudem o paciente a lidar melhor com a sua condição, criando engajamento e envolvimento com a sua marca.
Como você viu, o WhatsApp para clínica pode ser usado tanto para favorecer a comunicação com o seu paciente quanto para reforçar a sua marca, melhorando a interatividade com o seu negócio e aumentando a taxa de fidelização.
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