Para passar uma boa impressão e aumentar a cartela de pacientes, é muito importante investir em soluções a fim de tornar o seu consultório de fisioterapia um local agradável.
Nesse momento, tenha em mente que um bom atendimento vai muito além da experiência que o paciente obteve durante a consulta. A decoração do espaço, os equipamentos utilizados e os serviços oferecidos são exemplos de questões que devem ser consideradas.
Portanto, se você quer renovar o seu consultório — e, consequentemente, atrair novas pessoas para ele —, é importante pensar de forma ampla! A fim de ajudar nessa tarefa, separamos algumas dicas para dar um up no seu espaço e melhorar o seu atendimento. Confira!
Como renovar o consultório de fisioterapia em 4 passos
Conforme dissemos, quem deseja renovar um consultório deve levar em consideração diversos fatores. Afinal, de nada adianta investir em equipamentos de última geração se a sala de espera ou o atendimento em si não forem agradáveis para o paciente, certo?
Por isso, é necessário olhar para o seu consultório de forma crítica a fim de analisar o que pode ser melhorado. Nesse momento, faça algumas perguntas a si mesmo:
- O meu paciente encontra dificuldades em parar o carro no consultório?
- Ele costuma esperar muito tempo até ser atendido?
- Existem distrações disponíveis na sala de espera (TV, Wi-Fi etc.)?
- Como é a acessibilidade do meu espaço?
- Os meus equipamentos cumprem suas funções com perfeição?
- Os funcionários do consultório são capacitados?
Com as respostas desses questionamento em mãos, fica mais fácil traçar um plano para o seu consultório. Após observar os pontos que podem ser melhorados, é importante fazer um pequeno projeto, definindo metas, estipulando custos e prazos.
Feito isso, é fundamental acompanhar o andamento do projeto a fim de se certificar de que as estratégias estão surtindo efeito. Por exemplo, vamos supor que você definiu que deveria investir em ações para melhorar a experiência do paciente dentro do consultório.
Nesse momento, você aumentou o estacionamento disponível, as acomodações da sala de espera e instalou uma ótima rede de Wi-Fi no espaço. Um jeito simples de saber se essas ações estão efetivamente dando certo é perguntando aos próprios pacientes.
Você pode orientar a secretária para fazer isso ou disponibilizar um pequeno questionário na saída do consultório para que as pessoas avaliem o atendimento. Caso perceba uma melhora na pontuação, quer dizer que as ações foram eficazes.
É claro, porém, que esse é só um exemplo de renovação que pode ser feito dentro de um consultório. Há uma série de estratégias bastante efetivas para quem deseja aprimorar o atendimento, melhorar o espaço e estreitar a relação com os pacientes.
A seguir, você confere diversas estratégias para te inspirar. Acompanhe!
1. Valorize os seus funcionários
Os funcionários são a parte mais importante de um consultório. Para se ter uma ideia, uma pesquisa feita pela Revista Pequenas Empresas, Grandes Negócios constatou que mais da metade da população brasileira prefere bom atendimento ao preço baixo.
E quando falamos em atendimento, estamos nos referindo a todas as pessoas que têm, de alguma forma, contato com o paciente — recepcionistas, auxiliares, faxineiros etc.
Esses profissionais, muitas vezes, são o primeiro contato da pessoa com a clínica. Imagine um indivíduo que foi até o local (ou telefonou) em busca de informações sobre tratamentos em fisioterapia. Na maioria dos casos, essa pessoa não terá um contato inicial com você, mas sim com os demais colaborados (principalmente a secretária).
Se ela for atendida com descaso, certamente não fará o tratamento com você — mesmo não conhecendo o seu trabalho. Portanto, além de renovar o espaço em si, é fundamental que toda a equipe esteja preocupada com a satisfação do consumidor.
Nesse sentido, a valorização dos funcionários é essencial. Afinal, um colaborador satisfeito (e capacitado) tende a transmitir uma boa imagem da empresa para o paciente. É possível melhorar a eficiência do seu time de diversas formas, como:
1.1. Contratação
Para alcançar a excelência no atendimento, é preciso ter certos cuidados ainda na contratação da equipe. O ideal é fechar contrato com pessoas capacitadas e com experiências anteriores na área. Além disso, sempre que possível, é interessante dar preferência para os funcionários que mostrem ter alguma familiaridade com o universo da fisioterapia.
1.2. Cursos de capacitação, feiras e workshops
Não é só o fisioterapeuta que precisa se atualizar. Se o seu objetivo é fazer com que sua empresa cresça, é muito importante que os funcionários se capacitem regularmente.
Uma forma de fazer isso é oferecendo cursos relacionados à área de atuação dos colaboradores e os incentivando a participar de feiras e workshops. Se esses eventos acontecerem no horário de expediente, por exemplo, permita que eles faltem no dia.
Já se algum curso importante ocorrer no final de semana, você pode negociar com o funcionário para que ele tire folgas em outro momento ou receba uma gratificação.
1.3. Prêmios e recompensas
Sempre que um funcionário se destacar, é importante elogiá-lo e premiá-lo por isso — nem que seja com uma folga! Isso é fundamental tanto para reforçar o comportamento positivo quanto para incentivar outros colaboradores a seguirem pelo mesmo caminho.
2. Invista em soluções para melhorar a experiência do seu paciente
Após criar estratégias para manter os seus funcionários satisfeitos com a empresa, é necessário pensar na experiência dos pacientes dentro do consultório. Com a concorrência cada vez mais acirrada, os detalhes podem fazer a diferença.
Pensando nisso, separamos algumas dicas relacionadas ao tema. Confira!
2.1. Acessibilidade
Um consultório de fisioterapia recebe diariamente pacientes debilitados, certo? Investir em acessibilidade, portanto, é uma obrigação — e não um diferencial. Por isso, ao pensar em renovar a sua clínica, analise previamente como é a acessibilidade do espaço.
Lembre-se de que é importante ter uma opção de acesso ao consultório por meio de rampas ou elevadores. Além disso, todas as portas devem ser largas o suficiente para receber pacientes em cadeira de rodas, andadores ou muletas. Os móveis da clínica também devem ser dispostos levando em consideração a circulação desses indivíduos.
Veja outras questões essenciais:
- a calçada do consultório deve ter faixa mínima de 1,20 m para circulação de cadeiras de rodas;
- o estacionamento deve dispor de vagas destinadas às pessoas com deficiência;
- é importante que haja rampas e elevadores com dimensões suficientes para abrigar um cadeirante;
- os banheiros devem ter sanitários especiais;
- todas as escadas e rampas devem ter um corrimão contínuo;
- os bebedouros deverão estar a uma altura confortável para os cadeirantes.
2.2. Estacionamento
A experiência de qualquer consumidor começa ainda fora da empresa. Na área da saúde isso não é diferente. Assim, se você tem muitos pacientes com problemas ortopédicos, por exemplo, é preciso considerar que eles não estão se locomovendo com facilidade, concorda? Por isso, é necessário investir em soluções para facilitar ao máximo a vida deles. E o estacionamento é uma delas.
Se a sua clínica não dispõe de um espaço bom para colocar os carros, uma alternativa é fechar um convênio com um estacionamento nas proximidades e oferecer essa possibilidade aos seus pacientes. Já se você tem um estacionamento próprio, é importante certificar-se de que as vagas estão bem-demarcadas e sinalizadas.
2.3. Acomodações
Além de pensar na acessibilidade e no estacionamento do local, é muito interessante que as acomodações internas da clínica sejam confortáveis e funcionais. Desse modo, avalie se os sofás, bancos, poltronas e cadeiras do seu consultório precisam ser renovados.
Nesse momento, é importante considerar alguns fatores, como:
- conforto: os assentos devem ser acolchoados e grandes o suficiente para acomodar todos os tipos físicos;
- funcionalidade: o ideal é que as acomodações sejam feitas de materiais fáceis de limpar, já que espera-se uma grande rotatividade de pacientes;
- beleza: o ideal é que todos os móveis do seu consultório estejam em harmonia entre si, além de terem um design elegante;
- quantidade: é fundamental que haja assentos disponíveis tanto para os pacientes quanto para os acompanhantes. Na dúvida, adquira um número maior.
Além disso, vale destacar mais uma vez a importância da disposição correta dos móveis. Lembre-se de que eles devem ser espalhados pensando na movimentação das pessoas com necessidades especiais, como as que utilizam cadeira de rodas. Também é interessante não deixar bancos e poltronas de costas para a entrada do consultório.
2.4. Distrações
Mesmo que você seja um fisioterapeuta super pontual, imprevistos acontecem e é necessário considerar que um paciente pode passar um tempo razoável esperando ser atendido. Nesse sentido, é fundamental buscar soluções que o distraiam.
As tradicionais revistas são sempre boas opções. No entanto, busque renovar constantemente o seu estoque de publicações, já que um material de leitura desatualizado pode passar uma má impressão — além de não ser atrativo para ninguém.
Sempre que possível, busque disponibilizar revistas que tenham a ver com o universo da saúde e do bem-estar. A TV é outro recurso bastante eficaz. Entretanto, é preciso deixá-la ligada em um volume agradável e evitar programas polêmicos, como noticiários e jogos.
O Wi-Fi é outra solução praticamente obrigatória hoje em dia. Se você investir em uma rede para a sua clínica, deixe a senha disponível para todos os pacientes e certifique-se de que a velocidade contratada no plano de internet é adequada para o volume de pessoas do consultório.
Além disso, se couber no seu orçamento, é interessante considerar a criação de um espaço Kids. Para isso, basta escolher um cantinho do ambiente, pintá-lo de cores alegres e dispor algumas mesinhas e cadeiras infantis com brinquedos e livrinhos.
Em todo o caso, coloque-se no lugar do paciente e imagine de que forma a experiência dele poderia ser otimizada. Além das ideias citadas, você pode investir em:
- música ambiente: o ideal é que ela seja calma e esteja sempre ligada em um volume agradável (de preferência bem baixinho);
- cafés, água, sucos, biscoitos: sempre ofereça algo para a pessoa beber ou comer, principalmente se ela estiver esperando muito tempo.
2.5. Tempo de espera
Investir em opções para distrair o paciente é importante, mas certamente ele ficará mais satisfeito se o tempo de espera for pequeno. Por isso, administre bem a sua agenda de forma que o atraso não ultrapasse 15 minutos. Se a consulta for demorar mais do que isso, é sempre aconselhável ligar para a pessoa informando-a do novo horário.
3. Aprimore a imagem da sua clínica
Aprimorar a imagem da clínica perante o público é outra forma de renová-la. O ideal é que todos os detalhes que envolvem o espaço — logo, cores, fachada etc. — reflitam os valores da empresa. Porém, nem sempre é aconselhável fazer uma mudança brusca.
Se o seu consultório já tem uma imagem consolidada, o ideal é ser sutil e realizar pequenas mudanças — como uma nova fachada, por exemplo. No entanto, se o seu espaço está passando por uma reestruturação, vale analisar se é interessante modificar toda a identidade visual, o que inclui a logomarca e o design.
Contudo, além dessas questões mercadológicas, existem algumas ações simples capazes de melhorar a imagem de qualquer consultório. Conheça-as:
3.1. Infraestrutura
Uma clínica que aparente ser malcuidada dificilmente passará credibilidade, não é mesmo? Por isso, é essencial que todos os móveis, pinturas, utensílios, equipamentos, placas e demais objetos estejam em ótimo estado de conservação. Além disso, a instalação de um bom ar-condicionado é indispensável em qualquer consultório.
3.2. Decoração
Além da infraestrutura, a decoração também deve ser elegante e passar credibilidade à empresa. Sempre que possível, evite abusar do branco, já que a cor pode lembrar um ambiente hospitalar. Em seu lugar, invista em tons pastel, verde-claros e azul água.
Para criar um contraste elegante ao ambiente, aposte em objetos decorativos — como quadros, vasos de plantas e almofadas, por exemplo — com cores mais vibrantes.
Se você quer renovar o seu consultório, mas o orçamento está apertado, repaginar a decoração pode ser uma excelente alternativa. Tenha certeza de que uma pintura diferente e alguns objetos novos são capazes de fazer toda a diferença. Experimente!
3.3. Marketing digital
Sem dúvidas, o marketing digital é uma excelente forma de valorizar a imagem da sua clínica. Por meio dele, você consegue divulgar a sua marca para diferentes públicos.
Nesse sentido, há uma série de estratégias que podem ser adotadas, como a criação de perfis em redes sociais. No entanto, tenha em mente que, para alcançar resultados satisfatórios, é muito importante deixar essas questões para um profissional, OK?
Por isso, sempre que possível, contrate um especialista em marketing para ajudar a alavancar a imagem de sua clínica. Além das mídias sociais, uma ótima alternativa é investir em um blog para compartilhar informações pertinentes ao seu público-alvo.
Com a utilização de alguns recursos de SEO, é possível fazer com que o seu site fique bem-posicionado nos mecanismos de busca, como o Google. Desse modo, quando alguém buscar por um determinado assunto — como fisioterapia e hérnia de disco, por exemplo — o seu conteúdo pode aparecer, o que vai gerar confiança e credibilidade.
3.4. Pós-venda
Infelizmente, muitas pessoas concentram os seus esforços somente no processo de conquista do paciente e se esquecem da importância da fidelização. Nesse contexto, o pós-venda — ou seja, a interação entre consultório e paciente após a finalização do tratamento — é primordial para construir relacionamentos duradouros.
Por isso, busque soluções para estar em contato constante com os pacientes atuais e antigos. Peça para a sua secretária ligar para eles perguntando como estão, contrate uma ferramenta de e-mail automático a fim de enviar mensagens nos aniversários, esteja disponível (nem que seja online) para esclarecer possíveis dúvidas, entre outras ações.
Lembre-se de que, além de contribuir para a fidelização do paciente, essa estratégia contribui para o “marketing boca a boca”. Afinal, demonstrando preocupação no pós-venda, as chances da pessoa indicar você para conhecidos aumentam significativamente.
3.5. Software de gestão
A contratação de um software de gestão para consultórios é outra forma de melhorar o atendimento da clínica e, consequentemente, contribuir para uma imagem positiva. Atualmente, é possível realizar agendamentos, controlar a ficha de pacientes, enviar lembretes no dia da consulta etc. de forma rápida, fácil e automática.
Desse modo, você otimiza tanto o trabalho da secretária quanto dos fisioterapeutas do consultório. Além disso, o relacionamento com o paciente também tende a melhorar, afinal, o atendimento como um todo ficará mais rápido, organizado e eficiente. Assim, se couber no seu orçamento, recomendamos considerar a contração de um software de gestão.
Vale lembrar que, além desses programas, existem aplicativos bastante úteis para a organização e gestão de um consultório. O Dropbox, por exemplo, permite salvar diversos documentos e fotos e de forma online, evitando perdas e rasuras.
Assim, você consegue encontrá-los de forma rápida e fácil de onde estiver — inclusive de sua casa! Além disso, o seu consultório também será beneficiado com a tecnologia, já que não será necessário ter um espaço somente para pastas e arquivos.
4. Busque alternativas para melhorar os serviços ofertados
Bom, até agora nós mostramos algumas opções de renovações no âmbito do espaço físico e do marketing digital. No entanto, os serviços ofertados no consultório merecem destaque, afinal, são eles que representarão a imagem do fisioterapeuta fora da clínica.
Nesse cenário, existem algumas ações que podem ser implantadas a fim de agregar valor ao que é ofertado. O primeiro passo é analisar o que é oferecido aos pacientes hoje e o que não é — sempre levando em consideração a sua especialização e capacitação.
Por exemplo, se você é um fisioterapeuta que atua na área da ortopedia e traumatologia, que tal se especializar em fisioterapia esportiva, por exemplo? Assim, você continuaria dentro da sua área de interesse, porém poderia ampliar a sua cartela de pacientes.
Ademais, você pode começar a oferecer serviços de home care ou, até mesmo, realizar pesquisas e escrever artigos científicos sobre temas que domina.
Além dessas, existem algumas ideias capazes de valorizar ainda mais o seu trabalho. Veja!
4.1. Atendimento humanizado
Ao chegar ao seu consultório, é provável que o paciente esteja fragilizado e inseguro. Nesse contexto, é fundamental fazer com que o tratamento seja o mais agradável possível. Uma forma simples e eficaz de fazer isso é humanizando o atendimento.
Há diversas formas de fazer isso, como:
- mostrando-se atento à história e às queixas do paciente;
- tirando todas as suas dúvidas de forma educada e calma (principalmente no caso de idosos);
- conduzindo-os até a porta de sua sala na hora da saída;
- não fazendo-o esperar demais (no máximo 15 minutos);
- colocando-se no lugar dele.
Além de melhorar o atendimento em si, a humanização contribui para o “marketing boca a boca”. Afinal, quem não gosta de ser bem-cuidado, não é mesmo?
4.2. Equipamentos
Você provavelmente já sabe que os equipamentos têm um papel fundamental em qualquer tratamento, certo? Aparelhos como ultrassom TENS, laser, luz vermelha etc. ajudam a combater e aliviar dores, sendo indispensáveis em qualquer consultório.
Portanto, reveja o estado geral dos seus equipamentos e considere adquirir modelos mais novos e modernos (se for o caso). Além disso, lembre-se de que qualquer dispositivo tecnológico tem uma vida útil. Assim, cheque o funcionamento deles com frequência. Em caso de desgastes, fissuras ou falhas, realize a troca imediatamente!
Vale destacar, ainda, que é muito importante que o fisioterapeuta investigue a causa do problema do paciente. Isso ocorre porque, dependendo do caso, pode ser que seja necessário a recomendação de exercícios para fortalecer os músculos e corrigir desvios, por exemplo — além, é claro, de utilizar os aparelhos para diminuir dores e inflamações.
Como pudemos ver, há inúmeras possibilidades para quem deseja renovar um consultório de fisioterapia. Nesse sentido, lembre-se de que inovação nem sempre se refere à compra de aparelhos e novos ou à implantação de soluções criativas.
Pequenas ações — como investir em mais vagas de estacionamento ou humanizar o atendimento, por exemplo — podem aumentar a sua reputação e dar um upgrade em seu consultório. Portanto, recomendamos que você analise o que deve ser melhorado e trace um plano de trabalho, estabelecendo metas, estipulando prazos e fixando gastos.
Nesse momento, seja honesto com você mesmo e faça somente aquilo que estiver dentro do seu orçamento. Afinal, de nada adianta renovar toda a decoração do consultório se não tiver recursos para arcar com as despesas, não é mesmo?
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