Realizar a gestão de consultório não é uma tarefa fácil: demanda conhecimento na área e tempo para se dedicar ao trabalho. É necessário também muita organização para conseguir administrar a clínica, realizar as consultas, lidar com a equipe e ainda manter a qualidade dos serviços prestados aos pacientes, que são o foco de um bom gerenciamento.
A tecnologia pode fazer uma grande diferença nesse cenário, especialmente pela implementação de softwares integrados, tornando o serviço mais eficiente e ágil. Um sistema de gestão digital é uma ótima forma de coordenar as informações relacionadas aos processos financeiros, administrativos e de informação de uma clínica.
Esse sistema possibilita reunir todo o fluxo de informações durante a realização dos serviços que são prestados, além de integrar os setores de sua clínica, permitindo maior interação e acesso.
Você conhece quais são os principais apps que ajudam na administração de seu consultório? Sabe quais são as características que ele deve ter? Acompanhe nosso artigo e descubra soluções que vão ajudar nessa tarefa, além dos benefícios de uma boa gestão em sua clínica!
Os benefícios de uma boa gestão
A tecnologia trouxe diversos benefícios por meio das ferramentas de administração. Graças aos softwares especializados em gestão de consultórios, é possível otimizar várias tarefas, tanto da secretária quanto dos fisioterapeutas, e até mesmo o relacionamento com pacientes.
Uma boa coordenação é conquistada graças a adesão da tecnologia e da informatização. Podemos citar uma série de vantagens para os processos no consultório, como:
- por meio de uma boa gestão, o consultório se torna um ambiente mais organizado, especialmente no registro dos dados e do histórico dos pacientes, na agenda e no setor financeiro;
- o acesso às informações fica mais ágil, otimizando o serviço da secretária e dos fisioterapeutas. O rendimento do tempo é maior, permitindo que seja direcionado a outras atividades, aumentando a produtividade;
- uma boa administração reconhece a importância de utilizar um sistema que seja moderno, virtual e que ofereça segurança das informações, tanto dos profissionais quanto dos pacientes;
- ao optar por sistemas digitais, faz-se uma economia muito grande com papéis, arquivos e espaço físico — que antes era gasto para armazenar esses documentos e agora pode ser aproveitado para outras utilidades (novos consultórios ou ampliação da sala de espera, por exemplo).
Agora que você já sabe a importância de uma gestão eficiente e informatizada, vamos falar melhor sobre as opções de apps disponíveis, que ajudarão a gerir sua clínica!
1. Armazenamento na nuvem (Cloud)
O armazenamento em nuvem, também conhecido pelo termo em inglês Cloud, é feito por meio de plataformas digitais que o consultório usará para salvar documentos, dados, listas, registros de pacientes, entre outros. Essa ferramenta traz uma série de vantagens como:
- laudos e exames mais organizados, facilitando o processo de encontrá-los pela busca no sistema;
- armazenamento de informações com segurança, uma vez que os arquivos não se perdem, nem se deterioram com o tempo;
- compartilhamento do resultado de exames de forma online com outros profissionais, mesmo à distância;
- compartilhamento do tipo de tratamento, numero de terapias, e evolução do quadro do paciente com outros profissionais;
- agilidade na busca de documentos e fácil visualização desses arquivos, com imagens em excelente qualidade e sem nenhuma dificuldade de legibilidade;
- possibilidade de investir em novas instalações na clínica, já que não são mais necessários salas para estocar arquivos, evitando a perda de muito espaço físico.
Um bom exemplo de app é o Dropbox. Trata-se de uma pasta na qual você pode armazenar virtualmente seus arquivos pelo celular e computador.
A escolha de um sistema de armazenamento na nuvem deve sempre levar em consideração a segurança dos dados dos pacientes. Quando as informações são mantidas em papéis, CDs ou equipamentos internos, elas podem se perder ou estragar.
2. Agendamento de consultas online
O agendamento de consultas online é uma ferramenta essencial para o consultório que deseja oferecer mais praticidade aos pacientes. Esse sistema é capaz de aumentar a rapidez e a satisfação da marcação de consultas e ainda reduzir os custos, uma vez que não há necessidade de um atendente para receber as ligações. Pelo sistema virtual, os processos são automatizados e funcionam 24 horas.
Essa solução traz diversos benefícios para a clínica que aproveita esse tipo de serviço. Por exemplo, com a redução do tempo de atendimento, é maior o conforto do paciente em agendar e a facilidade de remarcar a consulta, se necessário.
Um app que pode ajudar nessa função é o iClinic. Um dos aplicativos mais completos para gestão de clínicas.
3. Prontuário eletrônico do paciente
O prontuário eletrônico é um registro virtual desenvolvido especificamente para cada paciente. Ele oferece acesso prático a inúmeras informações dentro de um banco de dados, apoio nas decisões e diagnósticos, entre diversos outros recursos.
As principais vantagens do uso do prontuário eletrônico na gestão de clínicas são:
- otimização dos recursos por computador;
- alcance ágil aos dados de saúde do paciente, seja dos antigos ou dos recentes;
- melhora no processo de tomada de decisão;
- mais agilidade e precisão nos diagnósticos;
- acesso ao conhecimento científico sempre atualizado;
- melhor leitura dos dados;
- segurança.
Mas é importante ressaltar a importância de realizar constantemente a manutenção e o backup, além de copiar para o sistema todos os dados de seus pacientes e de sua clínica, evitando perdas e atraso no atendimento e realização de tarefas. O aplicativo iClinic também pode ajudar neste trabalho.
4. Apps de gestão financeira
Um dos maiores desafios dentro das clínicas é realizar atendimentos e, ao mesmo tempo, cuidar do setor financeiro. Afinal, é preciso organizar os gastos referentes às compras de materiais, além dos pagamentos da equipe e da manutenção em geral.
O planejamento consiste na etapa mais importante quando se fala em gestão financeira. É essencial programar e estabelecer metas financeiras possíveis de serem alcançadas. Afinal, realizar um bom planejamento financeiro demanda um registro de gastos bem-detalhado e estimativas de faturamento reais.
Por meio do delineamento financeiro, o gestor consegue realizar uma avaliação mais real do crescimento do consultório. E é indispensável que esse estudo seja feito para curto, médio e longo prazo. Assim, é possível decidir em que é necessário investir e qual é a melhor hora para fazê-lo.
Por isso, é fundamental realizar um controle detalhado do fluxo de caixa para a gestão financeira. Quanto mais específicas forem as informações dos ganhos e das despesas, mais dados estarão disponíveis na hora de tomar decisões.
Escolha um software que ofereça os recursos completos em gestão financeira, por exemplo:
- registro de despesas;
- fluxo de caixa;
- gráficos de entradas e lucros;
- emissão de notas.
Um app que ajudará em tudo isso é o GuiaBolso. Trata-se de um gerenciador de gastos e ganhos. Você pode estipular metas e acompanhá-las, organizar os gastos e visualizar o saldo das contas e das transações bancárias.
Para uma boa gestão de seu negócio, é fundamental que seja realizado um planejamento detalhado de cada etapa e que sejam estabelecidos os objetivos dessa coordenação.
Utilizar softwares para a gestão de consultório facilitará desde a administração financeira até o atendimento ao paciente. Lembre-se de pesquisar entre as opções disponíveis no mercado, avaliando, além do custo-benefício, a segurança das informações, o serviço de manutenção e o suporte técnico disponibilizado.
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